Politique de
Confidentialité
1. Responsable de Traitement
Au sens du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD n° 2016/679), le responsable du traitement de vos données personnelles est :
- Whale Media SRL
- Avenue Louise 120, 1050 Bruxelles, Belgique
- Identifiant d'entreprise : BE 0782.398.219 (Numéro d'entreprise temporaire)
- Adresse de contact email : privacy@whalemedia.be
2. Données Collectées
Nous collectons deux types d'informations selon votre utilisation de la plateforme :
A. Données des Marchands (Utilisateurs du SaaS)
Nous collectons les données indispensables à la gestion technique et commerciale de votre abonnement :
- Identité & Profil : Nom de l'établissement, catégorie d'activité, adresse postale complète, numéro de téléphone de l'établissement.
- Identifiants : Adresse e-mail professionnelle gérant, mot de passe chiffré.
- Configuration : Lien vers la fiche publique Google Reviews, message personnalisé d'accueil.
- Données de Paiement : Bien que la période d'essai ne requière aucune carte, lors de la souscription à l'abonnement payant, les coordonnées financières sont traitées de manière sécurisée directement par notre prestataire de paiement certifié PCI-DSS (Stripe), sans que Whale Media SRL n'y ait accès.
B. Données des Clients Finaux (Déposant un avis privé 1-3★)
Lorsqu'un client scanne le QR code d'un établissement et exprime une insatisfaction (note de 1 à 3 étoiles), les informations suivantes sont collectées uniquement s'il choisit de remplir le formulaire privé :
- Identité : Nom ou pseudonyme.
- Moyen de contact : Adresse email ou numéro de téléphone (facultatif ou obligatoire selon le choix de configuration du commerçant).
- Feedback : Note attribuée (1, 2 ou 3 étoiles), catégorie de l'incident (ex: Nourriture, Attente, Service, Propreté), et message de réclamation libre.
- Données techniques : Date et heure de soumission du formulaire.
3. Finalités et Base Légale du Traitement
Les données sont traitées pour des finalités spécifiques sur la base des fondements juridiques suivants :
| Type de Données | Finalité du traitement | Base légale (RGPD) |
|---|---|---|
| Données Marchands | Création et gestion du compte, fourniture du dashboard, facturation de l'abonnement. | Exécution du contrat (Art. 6.1.b) |
| Données Marchands | Envoi de notifications importantes par email (alerte nouvelle réclamation, échéance d'essai). | Exécution du contrat / Intérêt légitime (Art. 6.1.f) |
| Données Clients Finaux | Envoi du formulaire de réclamation privé au marchand, permettant de résoudre l'incident à l'amiable. | Consentement de la personne concernée (Art. 6.1.a) |
| Toutes Données | Amélioration technique des services, résolution de bugs, et sécurité de l'infrastructure logicielle. | Intérêt légitime de l'éditeur (Art. 6.1.f) |
4. Destinataires des Données
Vos données sont uniquement destinées aux personnes dûment autorisées. Les destinataires comprennent :
- Le Marchand concerné : Les données de contact et les messages laissés en privé par les clients finaux sont exclusivement destinés au commerçant propriétaire de l'établissement concerné. Whale Media SRL n'exploite pas ces messages à des fins publicitaires.
- Le personnel habilité de Whale Media SRL : Pour l'administration, le support client et l'infrastructure technique.
- Nos sous-traitants techniques : Des entreprises tierces hautement sécurisées auxquelles nous faisons appel pour fournir le service (ex: Hébergeur Cloud Vercel, service d'envoi d'e-mails transactionnels Resend/Sendgrid, prestataire de facturation Stripe). Chaque sous-traitant fait l'objet d'accords stricts de traitement des données (DPA) garantissant leur conformité au RGPD.
En aucun cas Whale Media SRL ne procède à la vente, l'échange ou la location de vos données personnelles à des fins commerciales ou publicitaires tierces.
5. Sécurité et Stockage des Données
Mesures de sécurité : Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles rigoureuses pour empêcher tout accès non autorisé, altération, divulgation ou destruction de vos données. Tous les échanges de données s'effectuent via le protocole sécurisé HTTPS avec un chiffrement fort (SSL/TLS). Les mots de passe gérants sont chiffrés à l'aide d'algorithmes à sens unique de dernière génération.
Localisation du stockage : Nos serveurs et bases de données principaux sont hébergés au sein de centres de données hautement sécurisés situés dans l'Union Européenne. Dans le cas exceptionnel où un transfert technique vers un sous-traitant situé hors de l'Espace Économique Européen (ex: prestataires techniques américains) s'avérerait nécessaire, celui-ci est encadré par des clauses contractuelles types de la Commission Européenne pour garantir un niveau de protection équivalent.
Durée de conservation :
- Données Marchands : Conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle (abonnement actif), augmentée des délais de prescription légaux (notamment fiscaux et comptables - généralement 7 à 10 ans).
- Comptes inactifs d'essai gratuit : En l'absence de souscription à l'abonnement au terme de la période d'essai de 14 jours, le compte et toutes les données associées sont supprimés ou anonymisés sous un délai de 90 jours maximum.
- Données des Clients finaux (Avis privés) : Les avis privés capturés sur le dashboard du marchand sont conservés pour une durée maximale de trois (3) ans à compter de leur dépôt, à moins que le marchand ne procède manuellement à leur suppression anticipée depuis son espace personnel.
6. Vos Droits au titre du RGPD
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :
- Droit d'accès (Art. 15) : Vous pouvez demander une copie de toutes les données personnelles que nous détenons à votre sujet.
- Droit de rectification (Art. 16) : Vous pouvez demander la mise à jour ou la correction d'informations inexactes.
- Droit à l'effacement / Droit à l'oubli (Art. 17) : Vous pouvez exiger la suppression de vos données, dans les limites permises par la loi.
- Droit à la limitation du traitement (Art. 18) : Vous pouvez demander le gel temporaire du traitement de vos données.
- Droit à la portabilité (Art. 20) : Vous pouvez demander à recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.
- Droit d'opposition (Art. 21) : Vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement de vos données pour des motifs légitimes ou à des fins de prospection commerciale.
Pour exercer vos droits, vous pouvez envoyer votre demande accompagnée d'un justificatif d'identité à l'adresse suivante : privacy@whalemedia.be.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits RGPD ne sont pas respectés, vous êtes en droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle de votre pays (en Belgique : l'Autorité de Protection des Données — APD, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles).
8. Modifications de la Politique de Confidentialité
Whale Media SRL se réserve le droit de modifier unilatéralement la présente Politique de Confidentialité afin de refléter les évolutions légales, réglementaires, ou les mises à jour techniques de la Plateforme.
Les utilisateurs seront notifiés de toute modification significative par e-mail ou via un bandeau d'alerte visible sur le tableau de bord au moins quinze (15) jours avant son entrée en vigueur. La date de dernière mise à jour figurant en tête de ce document sera modifiée en conséquence.
9. Contact & Délégué à la Protection des Données
Pour toute question relative à cette Politique de Confidentialité, ou pour toute demande d'exercice de vos droits, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données (DPO) :
- Par e-mail : privacy@whalemedia.be ou dpo@feedbackfiltre.com
- Par courrier postal : Whale Media SRL — À l'attention du Délégué à la Protection des Données — Avenue Louise 120, 1050 Bruxelles, Belgique.
Protection robuste de vos données
Vos retours et avis sont chiffrés et transmis en toute sécurité.